Seit Anfang 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen Pflicht. Beim Versand arbeiten viele Selbständige und kleine Unternehmen weiter mit PDF-Anhängen oder Word-Dokumenten — im guten Glauben, dass das „ja im Grunde dasselbe“ ist. In der Übergangszeit ist das noch erlaubt. Dasselbe wie eine E-Rechnung ist es nicht, und nach Ende der Fristen zählt im Geschäft mit anderen Unternehmen nur noch die E-Rechnung.
Wir haben in unserem eigenen Ablauf Angebot und Rechnung an Lexware Office angebunden. Hier ist, was Sie wirklich wissen müssen — ohne Steuerberater-Jargon (Stand: September 2026). Der Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Was hat sich seit 2025 geändert?
Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung: Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein vereinbartes Format haben, aus dem sich alle Angaben vollständig auslesen lassen. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Daraus folgen drei Stufen:
- 1. Januar 2025 — Empfangspflicht: Jedes deutsche Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Egal ob Sie selbst E-Rechnungen versenden oder nicht. Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach.
- 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht für größere Unternehmen: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Wer darunter liegt, darf 2027 noch Papier- oder — mit Zustimmung des Empfängers — PDF-Rechnungen schicken. Rechnungen per EDI-Verfahren bleiben für alle bis Ende 2027 möglich.
- 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle übrigen: Auch Selbständige und Betriebe unterhalb der Umsatzgrenze müssen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung).
Wichtig: Die Empfangspflicht gilt jetzt — nicht erst 2027 oder 2028. Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie sie verarbeiten können. „Ich nehm das nicht an, schicken Sie mir bitte ein PDF“ ist keine Option mehr.
Welche Fristen gelten für wen?
| Stichtag | Wer ist betroffen? | Was muss getan werden? |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen empfangen & verarbeiten können |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen (EDI noch bis Ende 2027 möglich) |
| 01.01.2028 | Alle übrigen Unternehmen, außer Kleinunternehmern | B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen (außer Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweisen) |
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln: Bundesbehörden verlangen seit 27. November 2020 elektronische Rechnungen, üblich ist das Format XRechnung; Direktaufträge bis 1.000 Euro sind ausgenommen (§ 3 E-Rechnungsverordnung). Länder und Kommunen haben eigene Vorgaben und Fristen.
XRechnung, ZUGFeRD & Co. — was ist eine echte E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF, das per Email verschickt wird. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format haben, das maschinell auslesbar ist. Das heißt: Buchhaltungssoftware muss die Rechnungsdaten direkt aus der Datei extrahieren können, ohne dass jemand sie abtippen muss.
In Deutschland sind im Wesentlichen zwei Formate relevant:
XRechnung
Reines XML-Format. Kein sichtbares Layout, kein PDF — nur strukturierte Daten. Standard für Rechnungen an Behörden. Wer XRechnungen empfängt, braucht Software die das XML interpretiert und für Menschen lesbar darstellt. Der Vorteil: maximal sauber, keine Doppeldeutigkeit.
ZUGFeRD
Hybridformat: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Für Menschen sieht es aus wie eine normale Rechnung. Für Maschinen ist im Hintergrund die strukturierte XML-Datei eingebettet. Der Vorteil: Empfänger ohne Spezialsoftware können das PDF einfach öffnen — wer Buchhaltungssoftware hat, nutzt die maschinenlesbare XML-Schicht. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht aber in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung).
Was nicht als E-Rechnung gilt:
- Ein normales PDF ohne XML-Einbettung (auch wenn es per Email kommt)
- Word- oder Excel-Dateien
- Eingescannte Papierrechnungen
- Bilder (JPG, PNG) von Rechnungen
Wer nach Ende der Übergangsfristen eines dieser Formate an ein anderes Unternehmen schickt, obwohl eine E-Rechnung Pflicht ist, hat keine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt — der Empfänger kann daraus grundsätzlich keine Vorsteuer ziehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).
Gilt das auch für Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte — also wenn beide Parteien Unternehmen sind. Privatkunden (B2C) können Sie weiterhin mit einer normalen PDF-Rechnung oder einer Papierrechnung versorgen.
Auch ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV), Fahrausweise sowie alle Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Was passiert, wenn man die Pflicht ignoriert?
Entscheidend ist der Zeitpunkt: In der Übergangszeit sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt. Danach können drei Dinge passieren:
1. Vorsteuerabzug in Gefahr
Bis Ende 2026 — bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers bis Ende 2027 — gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung für den Vorsteuerabzug weiter als ordnungsgemäß (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung). Danach gilt: Ist eine E-Rechnung Pflicht und kommt stattdessen ein PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Zur Größenordnung: Bei einer Rechnung über 10.000 Euro netto geht es um 1.900 Euro Umsatzsteuer.
2. Bußgelder nach § 26a UStG
Wer eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 26a UStG). Einen eigenen Bußgeldtatbestand für den Empfang von E-Rechnungen enthält die Vorschrift nicht.
3. Nachfragen und Korrekturen bei Geschäftspartnern
Wer Vorsteuer ziehen will, braucht nach Ende der Übergangszeit eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Kommt stattdessen ein PDF, braucht der Kunde eine neue Rechnung — das kostet beide Seiten Zeit.
Welche Tools funktionieren wirklich?
Die Auswahl ist groß. Diese Optionen sind verbreitet (Preise netto, Stand: September 2026):
Lexware Office (ehemals Lexoffice)
Für Selbständige und KMU. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung erstellen und versenden ab Tarif M (regulär 12,90 € im Monat), eingehende E-Rechnungen erfassen alle Tarife (Lexware, Preise). Über eine Schnittstelle lassen sich eigene Systeme anbinden — so arbeiten wir selbst.
sevdesk
ZUGFeRD und XRechnung werden unterstützt. E-Rechnungen erstellen ab Tarif „Rechnung“ (11,90 € im Monat), eingehende E-Rechnungen verarbeiten ab Tarif „Buchhaltung“ (25,90 € im Monat), jeweils bei monatlicher Zahlung (sevdesk, Preise).
DATEV
Bei Steuerberatern verbreitet. Wer über seine Kanzlei ohnehin mit DATEV arbeitet, sollte dort zuerst fragen, wie E-Rechnungen eingebunden werden. Für Selbständige ohne Steuerberater oft mehr als nötig.
Eigene Lösung über API
Für technisch versierte Anwender oder bei automatisierten Pipelines: ZUGFeRD-Dateien lassen sich auch programmatisch erzeugen. Bibliotheken wie mustangproject (Java) oder die FacturX-Toolchain machen das möglich. Aufwand lohnt sich aber meist nur, wenn man höhere Stückzahlen oder spezielle Anforderungen hat.
Empfehlung: Für die meisten Selbständigen und kleinen Unternehmen ist eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnung wie Lexware Office oder sevdesk der schnellste Weg. Eigenentwicklung lohnt meist nur in Verbindung mit einer Automatisierung, die ohnehin läuft.
Praxisbeispiel: So haben wir es gelöst
Bei Die Launcher laufen Angebot und Rechnung automatisch über die Schnittstelle von Lexware Office — ohne dass jemand etwas abtippt:
- Nach dem Kennenlerngespräch erfassen wir den Auftrag in unserem internen Preisrechner.
- Daraus erstellt unser Ablauf über die Lexware-Schnittstelle automatisch ein Angebot mit Angebotsnummer und PDF und schickt es per E-Mail.
- Der Kunde bestätigt das Angebot auf einer eigenen Bestätigungsseite.
- Sobald die Bestätigung kommt, wird die Rechnung automatisch in Lexware Office erstellt.
- Die Rechnung geht per E-Mail an den Kunden, der Auftrag steht im Notion-CRM.
Das ist nicht spektakulär — aber es zeigt, dass Rechnungen kein zusätzlicher Aufwand sein müssen, wenn sie sauber in die Abläufe eingebaut sind. Das E-Rechnungsformat selbst erzeugt die Buchhaltungssoftware, in Lexware Office ab Tarif M.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen in Deutschland. E-Rechnungen ausstellen müssen ab 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 alle übrigen — ausgenommen Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML — ein technisches Format ohne sichtbares Layout, Standard für Behördenrechnungen. ZUGFeRD ist ein Hybrid-PDF mit eingebetteten XML-Daten — lesbar für Mensch und Maschine. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Nur beim Empfang. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie keine — auch nicht ab 2028: Ihre Rechnungen dürfen dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschickt werden (§ 34a UStDV).
Reicht eine PDF per Email als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Die Anforderung an ein strukturiertes elektronisches Format erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL). In der Übergangszeit darf ein PDF mit Zustimmung des Empfängers aber noch verschickt werden.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?
Für den reinen Empfang genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Zum Erstellen: Lexware Office ab Tarif M (12,90 €), sevdesk ab Tarif „Rechnung“ (11,90 €), jeweils netto im Monat (Stand: September 2026). Wer eine Automatisierung einbaut, zahlt zusätzlich einmalig für die Anbindung.
Was passiert wenn ich keine E-Rechnung schicken kann?
In der Übergangszeit — bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 — dürfen Sie noch Papier- oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen schicken; der Empfänger behält den Vorsteuerabzug. Danach ist eine Rechnung ohne das vorgeschriebene Format keine ordnungsgemäße Rechnung, der Empfänger kann daraus grundsätzlich keine Vorsteuer ziehen. Wer eine Rechnung gar nicht oder zu spät ausstellt, riskiert nach § 26a UStG bis zu 5.000 € Bußgeld. Kleinunternehmer sind von der E-Rechnung ausgenommen.