Die E-Rechnung ist seit Anfang 2025 keine Empfehlung mehr, sondern Pflicht. Trotzdem versuchen viele Selbständige und kleine Unternehmen weiter, mit PDF-Anhängen oder Word-Dokumenten zu arbeiten — im guten Glauben, dass das „ja im Grunde dasselbe“ ist. Es ist nicht dasselbe. Und es kann teuer werden.
Wir haben in den letzten Monaten dutzende Mandanten und Bestandskunden durch die Umstellung begleitet und in unserem eigenen Funnel die komplette Rechnungs-Pipeline auf das neue System umgestellt. Hier ist, was Sie wirklich wissen müssen — ohne Steuerberater-Jargon.
Was hat sich seit 2025 geändert?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Bundestag die EU-Richtlinie 2014/55/EU national umgesetzt. Daraus folgen drei Stufen:
- 1. Januar 2025 — Empfangspflicht: Jedes deutsche Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Egal ob Sie selbst E-Rechnungen versenden oder nicht.
- 1. Januar 2027 — Versandpflicht für größere Unternehmen: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss B2B-Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung versenden.
- 1. Januar 2028 — Versandpflicht für alle: Auch Kleinunternehmer und Selbständige unterhalb der Umsatzgrenze müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere Unternehmen abrechnen.
Wichtig: Die Empfangspflicht gilt jetzt — nicht erst 2027 oder 2028. Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie sie verarbeiten können. „Ich nehm das nicht an, schicken Sie mir bitte ein PDF“ ist keine Option mehr.
Welche Fristen gelten für wen?
| Stichtag | Wer ist betroffen? | Was muss getan werden? |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Alle B2B-Unternehmen in Deutschland | E-Rechnungen empfangen & verarbeiten können |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz | B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung versenden |
| 01.01.2028 | Alle B2B-Unternehmen ohne Ausnahme | B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung versenden |
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen) gilt die XRechnung-Pflicht in den meisten Bundesländern bereits seit 2020. Wer mit der öffentlichen Hand abrechnet, kennt das Thema längst.
XRechnung, ZUGFeRD & Co. — was ist eine echte E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF, das per Email verschickt wird. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format haben, das maschinell auslesbar ist. Das heißt: Buchhaltungssoftware muss die Rechnungsdaten direkt aus der Datei extrahieren können, ohne dass jemand sie abtippen muss.
In Deutschland sind im Wesentlichen zwei Formate relevant:
XRechnung
Reines XML-Format. Kein sichtbares Layout, kein PDF — nur strukturierte Daten. Standard für Rechnungen an Behörden. Wer XRechnungen empfängt, braucht Software die das XML interpretiert und für Menschen lesbar darstellt. Der Vorteil: maximal sauber, keine Doppeldeutigkeit.
ZUGFeRD
Hybridformat: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Für Menschen sieht es aus wie eine normale Rechnung. Für Maschinen ist im Hintergrund die strukturierte XML-Datei eingebettet. ZUGFeRD ist in der Praxis das beliebteste Format, weil Empfänger ohne Spezialsoftware das PDF einfach öffnen können — wer Buchhaltungssoftware hat, profitiert von der maschinenlesbaren XML-Schicht.
Was nicht als E-Rechnung gilt:
- Ein normales PDF ohne XML-Einbettung (auch wenn es per Email kommt)
- Word- oder Excel-Dateien
- Eingescannte Papierrechnungen
- Bilder (JPG, PNG) von Rechnungen
Wer eines dieser Formate verschickt und der Empfänger ein E-Rechnungs-pflichtiges Unternehmen ist, hat keine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt — mit den entsprechenden steuerlichen Folgen.
Gilt das auch für Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte — also wenn beide Parteien Unternehmen sind. Privatkunden (B2C) können Sie weiterhin mit einer normalen PDF-Rechnung oder einer Papierrechnung versorgen.
Auch ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto sowie Fahrausweise.
Was passiert, wenn man die Pflicht ignoriert?
Drei Dinge können passieren — und sie eskalieren:
1. Vorsteuerabzug verloren
Das ist der Klassiker. Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schicken würde, Sie aber nur ein PDF verlangen und akzeptieren — dann hat er keine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt. Sie können die Vorsteuer nicht ziehen. Bei einer Rechnung über 10.000 Euro netto sind das 1.900 Euro, die einfach verloren sind. Das fällt spätestens in der Betriebsprüfung auf.
2. Bußgelder nach § 26a UStG
Bei wiederholter oder vorsätzlicher Pflichtverletzung kann das Finanzamt Bußgelder bis 10.000 Euro pro Verfehlung verhängen. In Verbindung mit Ordnungswidrigkeiten nach der Abgabenordnung können es schnell mehr werden.
3. Reputationsschaden bei Geschäftspartnern
Größere Unternehmen, vor allem in der Lieferantenkette der öffentlichen Hand, akzeptieren ab 2027 schlicht keine Lieferanten mehr, die nicht E-Rechnung-fähig sind. Das Argument ist nicht juristisch, sondern operativ: deren Buchhaltungssysteme sind so optimiert, dass manuelle Verarbeitung gar nicht mehr vorgesehen ist.
Welche Tools funktionieren wirklich?
Die Auswahl ist groß und die Versprechungen sind häufig übertrieben. Aus unserer Erfahrung mit Mandanten und der eigenen Pipeline bei Die Launcher sind diese Optionen praxistauglich:
Lexware Office (ehemals Lexoffice)
Sehr gute Wahl für Selbständige und KMU. Versand und Empfang von ZUGFeRD- und XRechnungen ist Standard. API ist solide dokumentiert — man kann eigene Systeme anbinden. Preislich im mittleren Segment (ab ca. 12 €/Monat).
sevdesk
Vergleichbarer Funktionsumfang wie Lexware. ZUGFeRD und XRechnung werden unterstützt. Etwas günstiger im Einstieg, dafür ist die API weniger ausgereift.
DATEV
Goldstandard für Steuerberater. Wer ohnehin mit DATEV arbeitet, hat E-Rechnung quasi automatisch. Für Selbständige ohne Steuerberater oft Overkill.
Eigene Lösung über API
Für technisch versierte Anwender oder bei automatisierten Pipelines: ZUGFeRD-Dateien lassen sich auch programmatisch erzeugen. Bibliotheken wie mustangproject (Java) oder die FacturX-Toolchain machen das möglich. Aufwand lohnt sich aber meist nur, wenn man höhere Stückzahlen oder spezielle Anforderungen hat.
Empfehlung: Für 95 Prozent aller Selbständigen und kleinen Unternehmen ist Lexware Office oder sevdesk die schnellste und günstigste Lösung. Eigenentwicklung lohnt nur in Verbindung mit einer Automatisierungs-Pipeline, die ohnehin läuft.
Praxisbeispiel: So haben wir es gelöst
Bei Die Launcher läuft seit diesem Jahr die komplette Angebots- und Rechnungspipeline ZUGFeRD-konform — vollautomatisch, ohne dass jemand etwas abtippt:
- Der Kunde füllt das Angebots-Formular auf /website-relaunch aus.
- Unser Backend erstellt über die Lexware-API automatisch ein Angebot mit Angebotsnummer und PDF.
- Der Kunde bestätigt das Angebot rechtsverbindlich auf der eigenen Bestätigungsseite (BGB-konform mit Audit-Trail).
- Sobald die Bestätigung kommt, wird automatisch die Rechnung als ZUGFeRD-konformes PDF erstellt — inkl. eingebetteter XML-Daten.
- Die Rechnung geht per Email an den Kunden, der Empfang wird im Notion-CRM dokumentiert.
Vom Angebot bis zur fertigen E-Rechnung beim Kunden vergehen aktuell unter zehn Sekunden. Das ist nicht spektakulär — aber es zeigt, dass E-Rechnung kein zusätzlicher Aufwand sein muss, wenn man sie sauber in die Prozesse einbaut.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle deutschen Unternehmen. Die Versandpflicht startet 2027 für größere Betriebe (> 800.000 € Umsatz) und gilt spätestens ab 2028 für alle B2B-Rechnungssteller.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML — ein technisches Format ohne sichtbares Layout, Standard für Behördenrechnungen. ZUGFeRD ist ein Hybrid-PDF mit eingebetteten XML-Daten — lesbar für Mensch und Maschine, in der Praxis das populärste Format.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Auch wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, muss die Empfangspflicht ab 2025 erfüllen und bis spätestens 2028 auch versenden, wenn an andere Unternehmen abgerechnet wird.
Reicht eine PDF per Email als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Erst ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format erfüllt die Anforderung an ein strukturiertes elektronisches Format.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?
Für Selbständige und kleine Unternehmen: ca. 12–30 Euro pro Monat für Software wie Lexware Office oder sevdesk. Wer eine Automatisierungs-Pipeline einbaut, zahlt einmalig für die Anbindung — spart aber langfristig Zeit für jede einzelne Rechnung.
Was passiert wenn ich keine E-Rechnung schicken kann?
Der Empfänger kann die Vorsteuer nicht ziehen — das wird er Ihnen sehr schnell mitteilen. Bei wiederholter Pflichtverletzung drohen Bußgelder bis 10.000 Euro nach § 26a UStG. Außerdem schließen größere Auftraggeber Lieferanten ohne E-Rechnung-Fähigkeit zunehmend aus.
Noch keine E-Rechnung im Einsatz?
Wir richten Ihre komplette Rechnungs-Pipeline ein — von der Lexware-Anbindung bis zum automatischen ZUGFeRD-Versand. Im Festpreis, inkl. Test-Phase. Kein Steuerberater nötig.
Kostenloses Erstgespräch →